Kinh nghiệm mở quán cà phê sân vườn

Mở quán cà phê sân vườn là một trong 3 mô hình cà phê cần vốn đầu tư cao và dễ phát sinh chi phí nếu như không có kế hoạch tài chính rõ ràng và cụ thể. Để tránh tối đa nguy cơ này và đảm bảo đúng tiến độ có thể bạn cần thêm một vài kinh nghiệm từ người đi trước. Là thương hiệu số 1 về tư vấn setup, mở quán cà phê, Rovina Coffee xin gửi đến bạn 9 kinh nghiệm “vàng” khi mở quán chắc chắn sẽ giúp bạn khởi nghiệm thêm thuận lợi.

1. Lập bảng dự trù kinh phí mở quán cà phê sân vườn

Tránh phát sinh chi phí – Hoạch định rõ ràng – Phân phối vốn phù hợp: Đó là 3 ưu điểm cực lớn khi lập bảng kế hoạch về chi phí. Bất kể bạn có bao nhiêu vốn, nhiều hay ít thì việc lên kế hoạch càng chi tiết càng có lợi cho bạn.

2. Tìm và lựa chọn mặt bằng mở quán cà phê

Theo như kinh nghiệm từ người mở quán cafe sân vườn trước, mặt bằng chiếm 40 – 60% khả năng thành công của quán cafe. Khá nhiều anh chị chủ quán khi tìm chọn mặt bằng quán cho rằng, cứ mặt đường là tốt, rộng là tốt… tuy nhiên, điều đó chỉ đúng chứ chưa đủ. Một mặt bằng được xem là tốt cần thỏa mãn cùng lúc nhiều yếu tố.

2.1. Diện tích đủ rộng – phù hợp với mô hình sân vườn đặc trưng

Khi mở quán cafe sân vườn yêu cầu phải có diện tích khá rộng, ít nhất từ 80 – 120m2 trở lên để có thể thiết kế không gian sân vườn được rộng rãi, thoáng đãng.

(Diện tích sử dụng ít nhất từ 60m2 vuông trở lên cho mỗi sàn, có thể thêm 2 – 3 sàn để tăng diện tích phục vụ) mặt bằng đẹp có động động từ 3 – 10tr/m2. Về mô hình cà phê sân vườn, không nhất thiết phải cần mặt bằng ở mặt tiền, nên ưu tiên trong hẻm, ngõ để không gian yên tĩnh, bớt bụi bặm, có diện tích để xe và chi phí rẻ hơn.

Tuy nhiên, với diện tích rộng như vậy, nếu bạn thuê mặt bằng ngay mặt đường lớn chi phí sẽ rất cao. Chính vì thế, bạn có thể cân nhắc thuê mặt bằng trong ngõ và chọn những con ngõ lớn, mặt đường ngõ đủ rộng để ô tô di chuyển ra vào thuận tiện.

2.2. Chỗ để xe thuận tiện

Tiêu chí để xác định chỗ để xe tốt với quán cafe sân vườn đó là vị trí để xe không ảnh hưởng lối ra vào, phá vỡ không gian thiết kế của quán và đặc biệt có tính linh hoạt tốt. Theo đó, diện tích để xe có thể không lớn nhưng cần thuận tiện ra, vào và có khả năng chứa được nhiều xe trong những ngày đông khách (ví dụ: Hai loại hình dịch vụ có thời gian phục vụ khách lệch nhau, có thể nhờ chỗ để xe trong giờ cao điểm. Quán ăn sáng ở cạnh quán cafe…)

2.3. Mật độ xe lưu thông

Mật độ xe lưu thông càng cao thì càng nhiều người biết đến quán hơn và tiết kiệm được một phần chi phí quảng cáo, marketing.

Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý về mật độ xe xe ở chiều đi và về. Thông thường khi mở quán cafe sân vườn nên ở chiều về để khách hàng tiện ghé quán khi gặp bạn bè sau giờ làm, tụ tập giải trí…

2.4. Giá tiền

Giá thuê mặt bằng nên nằm trong khoảng chi phí cho phép và chiếm khoảng 30-50% tổng vốn đầu tư ở giai đoạn đầu (đã kèm thiết kế và decor). Một trong những yếu tố cân nhắc khi chọn mặt bằng kinh doanh đó là tính thuận tiện, khả năng sinh lời chứ không phải là giá rẻ.

2.5 Tính ổn định

Việc thuê mặt bằng kinh doanh để mở quán cafe sân vườn nên có được hợp đồng càng dài hạn càng tốt. Đây là kinh nghiệm quan trọng bậc nhất khi chọn mặt bằng. Nên làm việc chặt chẽ về các yếu tố: Sửa chữa, thiết kế cũng như cho thuê tối thiểu 3 năm – 5 năm hay nhiều hơn để có kế hoạch trang trí, thiết kế phù hợp.

Hết sức tránh việc điều khoản thiếu chặt chẽ, dễ phát sinh những yếu tố ngoài kế hoạch nhưng ảnh hưởng cực lớn đến việc kinh doanh của quán. VD: Không được thay đổi, thiết kế lại không gian của quán,…

Ngoài ra, bạn có thể lưu tâm một vài yếu tố khác:

• Xem xét kỹ mặt bằng quán cafe có thuận lợi cho việc kinh doanh không?
• Mặt bằng quán cafe có hợp phong thuỷ không, có đông dân qua lại không?
• An ninh xung quanh có đảm bảo không?
• Nếu xây mới hoặc nhận sang nhượng lại mặt bằng, chi phí sửa chữa, thiết kế lại quán cà phê có lớn không?
• Bạn cần phải tìm hiểu kỹ về những lưu ý này. Từ đó, tính toán chi phí mở quán cà phê sân vườn đã hợp lý và đưa ra quyết định có thuê mặt bằng hay không.

3. Thiết kế không gian mở quán cà phê sân vườn

Với mô hình cà phê sân vườn, bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

• Bán cà phê: Tức là tập trung vào chất lượng đồ uống
• Bán không gian: Tập trung tạo không gian đẹp, đồ uống

Để có không gian quán đẹp, thu hút khách hàng, bạn có 2 giải pháp:

3.1. Tự thiết kế không gian quán cà phê

Nếu bạn là người có chuyên môn am hiểu về thiết kế kiến trúc, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế không gian mở quán cafe sân vườn của mình. Thông thường đối với 1 quán cafe sân vườn bạn cần phân bổ khoảng 40 – 60% diện tích không gian dành cho phục vụ khách kết hợp nhiều yếu tố trang trí, cây xanh… 30% diện tích dành cho khu vực bếp, quầy pha chế, thu ngân và diện tích còn lại dành cho khu vực để xe và 1 kho chứa đồ nhỏ.

Hãy tham khảo một số thiết kế quán cà phê sân vườn độc đáo và đẹp mắt đang nổi danh trên thị trường kinh doanh đồ uống để lựa chọn cho mình phong cách thiết kế quán phù hợp.

3.2. Thuê đơn vị chuyên setup quán cà phê

Thuê dịch vụ sẽ phát sinh thêm 1 khoản chi phí nhưng sẽ giúp bạn có được những ưu điểm sau:

Không gian chuyên nghiệp mang bản sắc riêng, tạo dấu ấn độc đáo: Những chuyên gia trong lĩnh vực cập nhật xu hướng thiết kế, kinh nghiệm thi công và kết hợp với yêu cầu của chủ đầu tư để hình thành phong cách riêng.

Đảm bảo luồng giao thông khoa học: Kiến trúc sư có kinh nghiệm trong ngành thiết kế nói chung, am hiểu về cấu trúc quán cafe sẽ phác thảo luồng giao thông, cách bày trí phù hợp để đảm bảo lưu thông thuận tiện, tiết kiệm không gian tối đa. Đây cũng là yếu tố giúp việc phục vụ khách hàng trở nên thuận tiện, chuyên nghiệp, mang đến trải nghiệm hài lòng đến khách hàng.

Đảm bảo tiến độ: Kế hoạch rõ ràng, kinh nghiệm thi công bài bản sẽ giúp kế hoạch khai trương của anh chị chủ quán đảm bảo tiến độ đúng, không ảnh hưởng đến thời gian khai trương cũng như hiện trạng bàn giao gọn gàng, sạch đẹp.

Tối ưu chi phí: Tuy bạn phải trả một khoản chi phí cho dịch vụ, nhưng bạn có thể hoàn toàn chú tâm vào các hoạt động khác: Kế hoạch marketing, tuyển dụng hoặc phân tích thị trường, đối thủ…Đây chính là yếu tố giúp bạn trở nên khác biệt và thành công với mô hình cà phê sân vườn.

4. Lên menu đồ uống

4.1. Sử dụng dịch vụ lên menu cho quán

Thực tế cho thấy, không phải anh chị chủ quán hoặc nhân viên pha chế nào cũng đủ khả năng lên menu tốt. Dịch vụ lên menu được ra đời để giúp quán thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng trung thành.

Quy trình dịch vụ này tại Rovina Coffee được tiến hành theo 5 bước như sau:

Bước 1: Tìm hiểu menu và đối tượng khách hàng hiện có (mô hình quán, trend hiện tại trên thị trường và lượng khách hiện có).

Bước 2: Đề xuất menu phù hợp với mô hình kinh doanh

Bước 3: Thống nhất menu với chủ quán

Bước 4: Đào tạo thực tế menu mới và nâng cấp chuyên môn pha chế đáp ứng yêu cầu chất lượng đồ uống và định lượng nguyên liệu đảm bảo cost phù hợp

Bước 5: Đào tạo nhân sự phục vụ đề đồ uống mới

Khi kết thúc dịch vụ, Rovina Coffee sẽ bàn giao menu, bộ công thức và danh sách nguyên vật liệu và nhà cung cấp phù hợp.

4.2. Học pha chế chuyên nghiệp và tự lên menu

Đây là cách thông dụng nhất được các chủ đầu tư áp dụng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều trung tâm đào tạo pha chế chuyên nghiệp như: Rovina Coffee, …Hầu hết các trung tâm đào tạo pha chế khác thường không công khai tài liệu hướng dẫn hoặc chỉ dạy pha chế đơn thuần thì Rovina Coffee ngoài ưu điểm học lại không giới hạn thì học việc còn được chia sẻ kiến thức về cách lên menu, kinh nghiệm mở quán từ chuyên gia và học viên đi trước để khởi nghiệp ngay sau khi học.

5. Lên danh sách trang thiết bị pha chế và nguyên liệu, dụng cụ

Trước khi mở quán cafe sân vườn, một trong những công việc cần thiết bạn phải làm là liệt kê các trang thiết bị pha chế, dụng cụ cần thiết để mua sắm cho đầy đủ. Các trang thiết bị pha chế và dụng cụ cần thiết cơ bản cho 1 quán cà phê bao gồm:

• Máy pha cà phê, máy xay cà phê chi phí khoảng 20 – 50 triệu
• Máy xay sinh tố, máy vắt, máy ép trái cây, máy lọc nước: 10 – 20 triệu
• Các loại ly: thủy tinh cao cổ, ly lùn, ly phễu, cốc cà phê… cho mỗi dòng đồ uống. Tổng 50 – 60 chiếc, chi phí khoảng 1,5 – 2,5 triệu
• Muỗng, thìa, ống mút các loại, dao thớt, chén đĩa… chi phí dự tính khoảng 600.000 – 800.000đ
• Phin pha cafe loại lớn, loại nhỏ: chi phí khoảng từ 300.000 – 400.000đ
• Bình lắc, hũ rắc, bình tạo bọt sữa… chi phí dự tính từ 400.000 – 1.000.000đ
• Khay bưng, thùng đá, thùng rác… chi phí từ 600.000đ – 1.000.000đ

Nguyên liệu cần thiết cơ bản cho 1 quán cà phê:

• cà phê hạt, cafe xay: 5 – 7 kg: chi phí khoảng 800.000 – 1,2 triệu
• Sữa: sữa tươi, sữa đặc, sữa không đường: chi phí từ 2 – 3 triệu
• Trà lipton 3 – 4 hộp: ước tính khoản chi phí từ 200.000 – 400.000đ
• Trà đen, trà ô long… (3 – 5kg): khoảng từ 300.000 – 500.000đ
• Kem whipping cream: 400.000 – 600.000đ
• Sirup các loại, mỗi loại 1 chai 500ml (dùng lâu dài): khoảng 4 – 6 triệu
• Đường: 10 – 15 kg: từ 200.000 – 300.000đ
• Hoa quả tươi các loại: khoảng 1 – 2 triệu
• Đồ trang trí: bạc hà, sả, húng quế… ước tính chi phí từ: 100.000 – 200.000đ

6. Mua sắm trang thiết bị nội thất cho quán cà phê

Việc liệt kê các đồ nội thất rất cần thiết khi mở quán cafe sân vườn: Bàn, ghế, quầy bar cũng cần thiết không kém nhằm giúp bạn có thể tính toán và dự trù kinh phí cho việc mở quán:

• Bàn: 20 – 30 chiếc tùy diện tích mặt bằng, chi phí dự tính khoảng 10 – 15 triệu
• Ghế: 60 – 80 chiếc các loại, chi phí dự tính 10 – 15 triệu
• Tủ lạnh 7 – 10 triệu
• Hệ thống âm thanh, loa đài (tùy diện tích mặt bằng) chi phí dự tính từ 8 – 12 triệu
• Internet, wifi: 500.000
• Hệ thống quạt cho khu sân vườn, điều hòa cho khu trong nhà khoảng 15 – 20 triệu

7. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

7.1 Tuyển dụng và chi phí

Đối với 1 quán cà phê sân vườn sẽ cần ít nhất từ 4 nhân viên trở lên, trong đó sẽ cần 1 nhân viên pha chế, 1 nhân viên thu ngân và 2 nhân viên phục vụ. Tùy vào quy mô quán mà số lượng nhân viên có thể nhiều hơn. Với mức lương sẽ được thỏa thuận khi phỏng vấn.

Hiện nay mức lương cơ bản chung dành cho nhân viên pha chế là từ 6-8 triệu đồng tùy theo năng lực. Nhân viên thu ngân là khoảng 5 – 6 triệu đồng. Nhân viên phục vụ từ 3 – 5 triệu đồng/1 tháng. Bạn cũng có thể thuê nhân viên làm việc theo giờ là những sinh viên, lao động phổ thông với giá giao động từ 60.000 – 80.000đ/ 1 ca 4 tiếng.

7.2 Đào tạo nhân viên

Sau khi tuyển đủ nhân viên, anh chị chủ quán nên sắp xếp 1 vài buổi training, đào tạo quy trình phục phụ, setup cũng như phổ biến nội quy, quy định của quán tới các nhân viên. Những kiến thức này nên được tập hợp thành tài liệu chính thống để thuận lợi cho quá trình đào tạo về sau. Việc này nhằm giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quán và có cung cách phục vụ chuyên nghiệp, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

8. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục mở quán cà phê sân vườn

Khi bắt đầu công việc kinh doanh quán cà phê bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ có liên quan như: Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Những giấy tờ này bạn chỉ việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của nhà nước và nộp tại UBND cấp quận, huyện tại nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Dự trù chi phí pháp lý để mở quán cafe sân vườn tầm khoảng 1,5 triệu đồng. Có thể lớn hoặc nhỏ hơn tuỳ thuộc vào vị trí, địa phương,…

9. Các hoạt động marketing cho quán cà phê sân vườn

Đối với 1 quán cafe sân vườn, bạn hãy lên kế hoạch marketing ít nhất là trong thời gian 6 tháng. Có 2 hình thức marketing thông dụng hiện nay đó là offline và online. Cụ thể như:

Hình thức marketing offline có thể kể đến như: thiết kế bảng hiệu, voucher, tờ rơi,… Thông thường khoản chi phí marketing offline này không quá lớn, chỉ khoảng từ 1,5 – 3 triệu đồng.

Hình thức marketing online phổ biến hiện nay như: làm website, quảng bá trên các trang mạng xã hội, fanpage, các kênh marketplace,… Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, không thể phủ nhận hình thức marketing online mang lại hiệu quả quảng bá vô cùng lớn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí đầu tư cho hình thức quảng cáo này cũng không nhỏ, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự tính toán và dự trù kinh phí kỹ lưỡng.

9 bước hướng dẫn mở quán cà phê sân vườn có vẻ hơi dài và có thể chưa đủ với mong muốn của bạn. Bạn cần những thông tin cụ thể hơn nữa về mô hình quán mình đang ấp ủ? Hoặc đơn giản bạn chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn.

Rovina Coffee được cộng đồng pha chế và khởi nghiệp đánh giá cao về kinh nghiệm tư vấn setup, mở quán cafe thực chiến với hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ. Đây cũng là địa chỉ duy nhất có quy trình setup bài bản, khoa học với 13 bước rõ ràng. Sau khi sử dụng dịch vụ tư vấn và setup tổng thể, chủ đầu tư sẽ được bàn giao 12 loại giấy tờ liên quan đến thiết kế thi công, setup cơ bản và bộ tài liệu quản trị giúp quán vận hành trơn tru, ổn định và phát triển bền vững.